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PDF/A

Un file PDF è una versione inalterabile di un documento che garantisce che il destinatario lo riceva formattato esattamente come l'avete creato. Il formato PDF è stato sviluppato nel 1993 e da allora è stato esteso per includere vari formati speciali, come il PDF/A. In questo modo, vengono soddisfatti i requisiti speciali di diversi settori. Con il formato PDF/A, i documenti vengono archiviati per lungo tempo, nella loro forma originale e non modificabile. La "A" sta per archiviazione. 

Il formato è stato introdotto nel 2005 ed è certificato dall'ISO per l'archiviazione digitale a lungo termine. È uno standard aperto e indipendente dalla piattaforma, ampiamente utilizzato dal 2005. Lo standard PDF/A è in costante sviluppo, con il rilascio della seconda parte nel 2011 e della terza parte nel 2012.

Quali sono i suoi vantaggi?

Il formato PDF/A offre numerosi vantaggi. Ad esempio, richiede meno spazio di archiviazione rispetto ai normali documenti PDF. Inoltre, tutti i profili di colore sono definiti e memorizzati con precisione.

Le informazioni che descrivono un documento sono note come metadati. Queste informazioni sono incorporate direttamente nel documento PDF/A utilizzando il formato XMP. Tuttavia, anche i metadati di altri formati, come PNG o TIFF, possono essere incorporati nel documento PDF/A. Ciò significa che i metadati non devono essere memorizzati separatamente.

Un altro vantaggio dei documenti PDF/A è la possibilità di effettuare una ricerca full-text. Anche le scansioni importate con il riconoscimento ottico dei caratteri possono essere ricercate con una ricerca full-text, poiché il testo riconosciuto è memorizzato come Unicode.

Inoltre, i documenti PDF/A sono documenti indipendenti e autonomi, con tutte le informazioni contenute nel documento stesso. Gli unici riferimenti esterni consentiti sono i link alle pagine web.

Gli speciali metodi di separazione dei colori e di compressione garantiscono un ridotto spazio di archiviazione.
La firma digitale integrata garantisce inoltre che il contenuto originale non venga manomesso.

Grazie allo standard ISO, i documenti rimangono sempre validi e non devono essere convertiti. Inoltre, lo standard ISO non può essere revocato. In Europa e in Asia, il PDF/A è il formato standard per l'archiviazione, ma si sta diffondendo anche in Nord America.

Quali sono le differenze tra PDF e PDF/A?

Nel complesso, il formato PDF/A è un documento PDF con tutte le funzioni non necessarie per l'archiviazione eliminate. Nessun dato viene perso nel processo, si tratta solo di un formato diverso.

 

Cosa sono i formati PDF/a-1a e PDF/a-1b?

Con il formato PDF/A-1 è possibile scegliere tra i livelli 1a e 1b. 1b è la versione base che soddisfa i requisiti minimi dello standard ISO. Garantisce che i documenti rimangano leggibili entro i tempi previsti dalla legge.

Nella versione 1a, la "a" sta per "accessibile". Ciò significa che il formato è leggibile su tutti i dispositivi mobili ed è anche compatibile con l'accessibilità. Ciò significa che il testo può essere visualizzato come Unicode, consentendo l'uso della sintesi vocale generata dal computer.

Controllare i file PDF con il software di EyeC

Conil software EyeCper l'ispezioneArtwork prestampa è possibile revisionare file PDF di tutti i formati, compreso PDF/A. Con EyeC Proofiler Graphic è possibile confrontare rapidamente e facilmente due file PDF tra loro. In questo modo, il sistema di ispezione pre-stampa garantisce che solo i file privi di errori vengano mandati in stampa.

FAQ

Mentre i PDF standard consentono dipendenze esterne come font collegati, audio o script, il formato PDF/A richiede che tutto il necessario per la visualizzazione sia incorporato nel file. Ciò elimina il rischio di perdere risorse dopo anni. In pratica, ciò significa che le organizzazioni possono archiviare i documenti senza preoccuparsi che modifiche al software, font fuori produzione o script bloccati possano influire sulla leggibilità.
Il formato PDF/A è ottimizzato per la conservazione a lungo termine, non per la modifica continua. Sebbene sia tecnicamente possibile modificare un file PDF/A, la maggior parte degli strumenti di modifica lo riconverte prima in un PDF standard. Per la redazione collaborativa o le revisioni frequenti, è più pratico utilizzare un altro formato di file (ad esempio DOCX); il formato PDF/A dovrebbe essere creato solo quando la versione finale è pronta per l'archiviazione.
Non necessariamente. Molte normative (ad esempio quelle relative alla finanza, alla sanità o alla pubblica amministrazione) richiedono che i documenti futuri siano archiviati in un formato stabile e conforme agli standard ISO. Gli archivi esistenti possono spesso rimanere invariati, a meno che leggi specifiche non impongano una conversione retroattiva. In genere, le organizzazioni migrano i file più vecchi in formato PDF/A solo quando ciò risulta vantaggioso in termini di accessibilità, leggibilità a lungo termine o consolidamento del sistema.
Sì, il formato PDF/A non consente alcune funzionalità comunemente utilizzate nei PDF moderni. Durante la conversione, gli elementi multimediali, JavaScript, audio, oggetti 3D ed elementi che si basano su risorse esterne potrebbero essere rimossi o semplificati. Le trasparenze o i livelli potrebbero essere appiattiti, modificando potenzialmente l'aspetto. Per questo motivo, è consigliabile convalidare l'output PDF/A utilizzando uno strumento affidabile per garantire che il risultato visivo corrisponda ancora all'originale.
L'integrità visiva è garantita solo se il file è conforme allo standard PDF/A e viene verificato in modo coerente. Molte organizzazioni utilizzano strumenti di controllo automatizzati, come le soluzioni di verifica EyeC, per confrontare i documenti PDF/A archiviati con gli originali. Ciò garantisce che le conversioni rimangano fedeli e che non si verifichi alcun degrado nel tempo quando i documenti vengono archiviati, migrati o rielaborati.